Todas as organizações estão sujeitas a serem objeto de fiscalização do trabalho.
Esse processo desempenha um papel fundamental na garantia de que as leis trabalhistas sejam aplicadas corretamente e que os direitos dos funcionários sejam respeitados pelos empregadores.
No entanto, o que exatamente envolve essa fiscalização do trabalho? Quem assume a responsabilidade por conduzi-la? Como os departamentos de Recursos Humanos (RH) e de Departamento Pessoal (DP) podem se preparar de maneira eficaz para esse momento?
Essas são algumas das perguntas que responderemos neste artigo. Continue conosco para entender essas e outras questões em detalhes!
O que é e para que serve a fiscalização do trabalho?
A essência da fiscalização do trabalho reside em sua função de inspecionar e garantir a conformidade com a legislação trabalhista.
Seu principal objetivo é assegurar que as organizações observem integralmente os direitos de seus trabalhadores.
Essa avaliação é de responsabilidade exclusiva do âmbito federal, especificamente do Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTPS).
Além de combater a informalidade, a fiscalização também desempenha um papel vital ao orientar tanto os colaboradores quanto os empregadores sobre o cumprimento dos direitos trabalhistas.
Abordagens da fiscalização do trabalho
A fiscalização do trabalho adota diversas abordagens, e compreendê-las é uma responsabilidade intrínseca ao Departamento Pessoal.
Esse entendimento é importante para garantir a plena conformidade com as exigências trabalhistas e os direitos dos colaboradores.
Vamos conhecer algumas dessas abordagens a seguir:
Fiscalização baseada em denúncias
A fiscalização do trabalho acionada por denúncias é desencadeada quando alguém reporta irregularidades aos órgãos competentes.
Essas denúncias frequentemente estão relacionadas a questões trabalhistas, como pagamentos de impostos ou situações arriscadas que afetam os colaboradores no ambiente de trabalho.
Fiscalização específica
De acordo com a Portaria MTP Nº 547, que regulamenta as atividades da inspeção do trabalho, a fiscalização específica é aquela que “tem início e ocorre nos locais de trabalho ou estabelecimentos sujeitos à fiscalização”.
Essa abordagem pode ser aplicada em qualquer empresa, seguindo um cronograma determinado pela Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT) ou pela Secretaria Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).
Fiscalização baseada em documentos
Trata-se de uma abordagem indireta da fiscalização trabalhista que se concentra na análise de documentos.
Aqui, os fiscais examinam a papelada fornecida pelas empresas que foram notificadas a apresentar documentos (NAD – Notificação para Apresentação de Documentos) às Delegacias Regionais do Trabalho.
Fiscalização imediata
Esta modalidade ocorre quando um auditor identifica irregularidades, mesmo na ausência de um processo em andamento, ao detectar riscos iminentes para os trabalhadores.
Isso inclui situações de trabalho que possam causar acidentes ou lesões profissionais.
Nesse cenário, é imperativo comunicar imediatamente a chefia técnica, levando a um auto de infração ou à emissão de termo de embargo ou interdição.
Fiscalização para análise de acidentes de trabalho
Essa fiscalização deriva de notificações sobre ocorrências graves ou fatais de acidentes de trabalho.
Nesse tipo de abordagem, os auditores coletam informações e avaliam o ambiente laboral para identificar os fatores subjacentes ao incidente.
A empresa é obrigada a prestar socorro e reportar o acidente por meio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), evento de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) no eSocial.
Em caso de óbito, a comunicação deve ser feita imediatamente às autoridades competentes.
Fiscalização de recolhimento do FGTS e contribuição social
Por último, temos a fiscalização voltada para o pagamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e da Contribuição Social.
Quando há irregularidades, a empresa recebe uma Notificação Fiscal para Recolhimento da Contribuição (um comunicado oficial que requer o pagamento) e um auto de infração, se necessário.
Fiscalização remota
Além das inspeções presenciais, que podem inclusive envolver diálogos com os colaboradores, também existe o método de fiscalização do trabalho remoto.
Nesse contexto, realiza-se uma análise minuciosa de documentos e uma comparação de informações relevantes.
Independentemente da estratégia de fiscalização do trabalho empregada, sempre que os inspetores constatarem qualquer descumprimento das leis trabalhistas, um documento de autuação é emitido, iniciando um processo administrativo.
Esse processo é conduzido com pleno respeito ao amplo direito de defesa, à privacidade e ao princípio do contraditório da entidade envolvida.
Quem realiza a fiscalização?
A fiscalização do trabalho é realizada por dois órgãos distintos: o Ministério Público do Trabalho (MPT), através de procuradores do trabalho, e o Ministério do Trabalho e Previdência (MTPS), representado por auditores trabalhistas.
Os auditores-fiscais têm autoridade para apreender registros, equipamentos, materiais, documentos e outros itens pertinentes, visando investigar possíveis irregularidades.
Em tais situações, é de extrema importância redigir um termo de apreensão e guarda, no qual estejam minuciosamente especificados os motivos subjacentes à apreensão.
Setores mais afetados pela fiscalização do trabalho
Alguns setores tendem a ser mais impactados pela fiscalização do trabalho do que outros.
Conforme dados do Radar SIT – Painel de Informações e Estatísticas da Inspeção do Trabalho no Brasil, as atividades econômicas (CNAEs) que receberam mais autuações em 2023 foram:
As maiores autuações de agosto de 2023 no Brasil foram:
- Irregularidades no FGTS (36,78%);
- Registro e Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) (11,99%);
- Irregularidades através da própria fiscalização 9,35%).
No gráfico abaixo é possível ver a lista completa de autuações:
Preparação do setor de DP para a fiscalização
Estar preparado para uma possível fiscalização do Ministério do Trabalho pode evitar complicações.
Afinal, além dos prejuízos financeiros, isso também impacta a reputação da empresa no mercado e afeta diretamente o trabalho dos departamentos de RH e de Finanças, que lidam com as normas trabalhistas.
Adicionalmente, estar em conformidade com as leis trabalhistas também demonstra respeito pelos direitos dos funcionários.
Algumas das principais medidas que o setor de DP pode adotar para minimizar riscos durante uma inspeção incluem a documentação relacionada à segurança do trabalho.
Isso porque os auditores fiscais do trabalho podem solicitar diversos documentos trabalhistas dos empregadores.
Embora a lista completa seja abrangente, é importante destacar aqueles frequentemente avaliados no departamento de DP, como:
- Registros individuais dos colaboradores;
- Registros de frequência (ponto) ou cartões de ponto;
- Comprovantes de horas extras realizadas;
- Demonstrativos de pagamentos;
- Resultados de exames médicos admissionais e demissionais;
- Comunicações de Acidentes de Trabalho (CAT) recentes;
- Registros de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs);
- Comprovantes de treinamentos de segurança;
- Comitê Interno de Prevenção de Acidentes (CIPA);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Ordem de Serviço;
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); e outros.
Como a OGFI pode ajudar nessa preparação?
Para evitar surpresas com não conformidades e problemas decorrentes da fiscalização do trabalho, é essencial tomar medidas proativas.
A OGFI oferece um portal que inclui menus exclusivos para armazenar todos os tipos de documentos relacionados ao departamento pessoal, como a folha de pagamento e seus derivados, além de políticas, instruções de trabalho e prontuário eletrônico do colaborador.
Isso ajuda as empresas a manterem seus registros em ordem e a estarem preparadas para enfrentar qualquer fiscalização do trabalho que possa surgir.
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