Documentos empresariais: por quanto tempo seu negócio deve mantê-los?

Você sabia que existe um período específico para a conservação de documentos empresariais?

Isso mesmo. Deixar de fazê-lo no prazo estipulado por lei pode resultar na necessidade de pagar novamente tributos ou, em casos mais sérios, em penalidades financeiras.

Esse procedimento se aplica a registros fiscais, contratos, comprovantes de transações financeiras, registros de emprego, entre outros.

O prazo aconselhável para guardar esses documentos empresariais pode variar conforme o país, a legislação local e a natureza do documento em questão.

Diante disso, é fundamental que o empresário tenha atenção com a organização de documentos, a fim de evitar prejuízos no futuro.

Neste artigo, abordaremos em detalhes por quanto tempo o seu negócio deve manter cada tipo de documento. Vamos lá?

Principais documentos empresariais e por quanto tempo mantê-los

A lista dos principais documentos empresariais que devem ser guardados pelas empresas inclui:

  • Registros Tributários: como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues aos Fisco;
  • Comprovantes trabalhistas: como contratos de trabalho, livros de registro, recibos de salários.

De acordo com a orientação legal da assessoria jurídica da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (Fecomércio SP), o período médio de conservação de documentos é de cinco anos.

“Artigo 202 – Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos.” (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º)

Registros Tributários:

Comprovantes Trabalhistas/Previdenciários:

É possível notar que a maioria substancial dos documentos fiscais terão que ser mantidos em arquivo por pelo menos cinco anos. 

Com essa informação, ressaltamos a importância de, pelo menos uma vez ao ano, analisar os arquivos da organização para fazer a organização e descarte de papéis, promovendo assim, práticas sustentáveis.

Algumas empresas optam pelo armazenamento em nuvem, uma ótima ferramenta e, sem dúvida, uma excelente alternativa para guardar documentos empresariais.

Como a OGFI pode ajudar a sua empresa a manter os documentos de maneira correta?

Na OGFI, mantemos todos os arquivos em nosso portal, auxiliando os nossos clientes quando há questionamentos de auditorias, solicitações fiscais ou mesmo perguntas de fornecedores.

Desta forma, mantemos um histórico completo, disponível sempre que necessário para atender as demandas de nossos clientes.

Quer entender melhor como funciona? Entre em contato conosco e solicite uma demonstração sobre nossos serviços de Departamento Pessoal!

Fale com um especialista!






    Fale com um especialista!