Gerenciar o departamento pessoal de uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora, envolvendo uma série de responsabilidades complexas, regulamentações legais e processos minuciosos.
É por isso que muitas organizações estão terceirizando essa tarefa contratando uma prestadora de serviços de departamento pessoal.
Continue a leitura deste artigo para conhecer todos os benefícios que você pode obter tomando essa decisão. Confira!
Desafios de calcular uma folha de pagamento
Ao calcular uma folha de pagamento surgem diversos desafios, como:
Legislação trabalhista: as leis trabalhistas e regulamentações podem ser complexas e estão sujeitas a alterações frequentes. Por isso, é fundamental se atualizar constantemente sobre as leis relacionadas a salários, benefícios, horas extras, férias, licenças etc.
O não cumprimento das regulamentações leva a penalidades legais e problemas com os funcionários.
Cálculos de impostos: outro grande desafio com o qual você vai se deparar é ao calcular corretamente os impostos sobre os salários, como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), a Contribuição para o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição Previdenciária.
O não cumprimento dessas obrigações fiscais resulta em multas e sanções, por isso é preciso muita atenção.
Variações nos salários e benefícios: os colaboradores podem ter salários variáveis, com comissões, horas extras, bonificações e outros tipos de remunerações adicionais.
Além disso, existem benefícios como plano de saúde, vale-transporte, vale-refeição etc. que precisam ser considerados no cálculo da folha de pagamento.
Gerenciar essas variações também pode ser um desafio.
Controle de ponto e horas trabalhadas: registrar corretamente as horas trabalhadas, considerando horas extras, banco de horas, faltas e licenças, também é essencial para o cálculo preciso da folha de pagamento.
Um sistema eficiente de controle de ponto pode ajudar, mas ainda assim é necessário monitorar e checar as informações fornecidas por funcionários, como problemas para o registro do ponto em determinado dia.
Integração de sistemas: em organizações maiores, pode haver vários sistemas diferentes que lidam com informações relacionadas à folha de pagamento, como sistemas de recursos humanos, de controle de ponto e de contabilidade.
Para que tudo corra bem é preciso uma integração adequada entre eles e a transferência correta de dados.
Confidencialidade e segurança dos dados: como você sabe, uma folha de pagamento contém informações confidenciais dos funcionários, como salários, benefícios, número de identificação pessoal e informações bancárias.
Portanto, é preciso garantir a segurança desses dados e cumprir as regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.
Prazos e cumprimento das obrigações: a folha de pagamento deve ser processada dentro de prazos definidos e em conformidade com as obrigações legais, como o pagamento dos salários até o quinto dia útil do mês seguinte.
Esse é mais um dos grandes desafios, que pode ser ainda maior para empresas com grandes quantidades de funcionários.
Benefícios de contratar uma prestadora de serviços de departamento pessoal
Como você viu, calcular uma folha de pagamento não é tarefa fácil.
Mas será que contratar uma prestadora de serviços de departamento pessoal é a melhor escolha para a sua empresa?
Para te ajudar nessa decisão, separamos alguns benefícios que você pode aproveitar caso opte por essa opção:
Especialização e conhecimento: uma prestadora de serviços de departamento pessoal é especializada nesta área e conta com profissionais com conhecimentos em legislações específicas, como a trabalhista e a previdenciária, além de todas as questões relacionadas à gestão de pessoas.
Ao contratar com essa expertise, você garante que todas as obrigações legais da sua empresa sejam cumpridas.
Redução de erros e riscos: ao ter uma empresa especializada cuidando dos serviços de departamento pessoal, você reduz significativamente as chances de erros e o risco de não cumprir corretamente as obrigações legais, o que poderia resultar em prejuízos financeiros, como multas e processos trabalhistas.
Economia de tempo e recursos: o DP demanda tempo e recursos consideráveis da empresa, como contratação de profissionais, treinamento, aquisição de softwares e atualização constante das mudanças na legislação.
Ao contratar uma prestadora de serviços de departamento pessoal, você economiza tempo e recursos internos, podendo direcioná-los para outras áreas estratégicas do seu negócio.
Acesso à tecnologia e inovação: empresas que prestam serviços de departamento pessoal geralmente têm acesso a tecnologias e sistemas especializados para a gestão eficiente de processos.
Essas ferramentas agilizam e automatizam tarefas, melhoram a precisão dos cálculos e fornecem relatórios e análises detalhadas.
Com isso, você aproveita as facilidades que essas tecnologias proporcionam sem precisar investir em infraestrutura própria.
Foco no core business: ao transferir as responsabilidades de DP para uma empresa especializada em serviços de departamento pessoal, você permite que sua equipe se concentre nas atividades principais do negócio, como estratégias de crescimento, atendimento ao cliente e desenvolvimento de produtos.
Isso aumenta a eficiência operacional e a produtividade da empresa como um todo.
Como funcionam os serviços de DP da OGFI?
Agora que você já conhece as vantagens de contratar uma prestadora de serviços de departamento pessoal, conte com a OGFI para simplificar sua rotina com um portal exclusivo, totalmente personalizado de acordo com a identidade visual da sua empresa, tanto para você quanto para seus colaboradores.
Os serviços de DP da OGFI incluem:
- Admissão e rescisão digital;
- Controle e cálculo de férias;
- Simulação de rescisão e dissídio para uma visão clara dos custos envolvidos;
- Folhas de pagamentos: 13° salário, adiantamento, pagamento, dissídio e PLR;
- Disponibilização de arquivos demonstrativos de pagamentos e informes de imposto de renda para facilitar a prestação de contas;
- Reuniões mensais sobre folhas de pagamento para manter você atualizado;
- Administração de benefícios;
- e-Social;
- Agendamento de pagamentos automáticos para evitar atrasos e garantir pontualidade;
- Atendimento especializado para resolver suas dúvidas e necessidades;
- Prontuário eletrônico para manter os registros organizados e acessíveis;
- Portal eficiente para acesso rápido e fácil às informações necessárias.
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