A rotina do departamento de contas a pagar é bem movimentada, com diversas atividades sendo realizadas diariamente.
Cada função desempenhada nesse departamento tem um papel fundamental para garantir aos clientes segurança e praticidade na hora de pagar suas despesas.
Felizmente, existe uma solução que pode simplificar esse processo: a VAN bancária.
Neste artigo, você vai entender como funciona essa ferramenta e descobrir suas vantagens. Continue com a gente!
Etapas do processo de contas a pagar
Antes de entrarmos em detalhes sobre a VAN bancária, vamos entender as etapas do processo de contas a pagar, que normalmente envolve:
Processamento/conferência das informações dos pagamentos:
A primeira etapa realizada no processo de contas a pagar consiste na conferência dos pagamentos enviados pelo cliente vs. conferência dos pagamentos cadastrados no sistema.
Nessa etapa, conferimos informações como CNPJ e razão social do credor, número da nota fiscal, valor a ser pago, dados fornecidos nos boletos de pagamento ou dados bancários para depósito.
Geração e envio de lotes para o banco:
Após a realização da etapa de conferência, são gerados lotes de pagamentos que são encaminhados para a VAN bancária. Essa plataforma automatizada se encarrega de enviar os arquivos de pagamentos para os bancos.
Conferência do relatório de contas a pagar com os pagamentos agendados no banco:
Nesta etapa, extraímos um relatório de contas a pagar do sistema OGFI, que contém todos os pagamentos programados para o dia em questão. Em seguida, realizamos uma conferência minuciosa dos pagamentos agendados no banco para certificar que os valores dos dois relatórios coincidem.
Envio dos relatórios para aprovação bancária e acompanhamento de liquidação:
Nesta última etapa, enviamos os relatórios (contas a pagar e pagamentos agendados no banco) aos clientes, via solicitação ou e-mail, para que possam realizar as aprovações bancárias necessárias.
Durante o dia, acompanhamos de perto o status das contas para garantir a correta liquidação dos pagamentos diários.
À medida que as empresas crescem, suas responsabilidades e compromissos também aumentam, e muitas vezes os prazos para realizar as operações se tornam mais curtos.
As atividades diárias exigem tempo e atenção, pois qualquer erro pode ter consequências significativas para as empresas.
Pensando em oferecer mais segurança e comodidade aos seus clientes, a OGFI implementou o uso da VAN bancária em seu sistema.
Essa solução tem como objetivo principal otimizar o tempo necessário para realizar as atividades bancárias, proporcionando maior agilidade e eficiência no processamento dos pagamentos.
Mas afinal, o que é VAN bancária? Vamos esclarecer no tópico a seguir.
O que é VAN bancária?
VAN é a sigla para “Value Added Network”, que traduzindo para o português seria “Rede de Valor Agregado”.
Essencialmente, trata-se de uma central de comunicação que recebe pedidos de compras e os distribui para as organizações de forma rápida e adequada.
Ela funciona como uma via de mão dupla, permitindo a administração e a troca de informações com instituições bancárias de maneira unificada, segura e integrada ao sistema SAP.
Assim, não é necessário sair do SAP ou inserir manualmente as informações financeiras no ERP, o que simplifica e agiliza o processo.
Vantagens:
Economia de tempo de trabalho e aumento de produtividade: isso ocorre porque as operações que são realizadas manualmente, e consomem tempo precioso, podem ser automatizadas pela VAN.
Redução de erros: diferente de inserções manuais de dados, em que uma simples vírgula no lugar errado pode gerar grandes problemas, o próprio sistema realiza as operações de forma automatizada.
Layouts pré-definidos: com a integração da VAN bancária ao módulo bancário, o tráfego de informações pode ocorrer nos mais diversos layouts, que já estão pré-definidos. Isso agiliza a conciliação bancária, concentrando-a no SAP.
Segurança: ao automatizar as operações financeiras por meio da integração da VAN ao módulo bancário, além de evitar erros, também é possível adicionar uma camada extra de proteção aos dados bancários do negócio e de seus parceiros comerciais.
Módulo de Pagamentos OGFI
Atualmente contamos com um sistema inteligente de agendamentos de pagamentos, que, em conjunto com a VAN bancária, proporciona uma redução no cycle time e maior agilidade para a equipe no momento de execução de tarefas.
Com este novo módulo, é possível agendar pagamentos futuros, sejam eles parcelados ou únicos.
Quando o cliente lança o pagamento no sistema e informa as datas de vencimento desejadas, ocorre o agendamento automático de todos os valores nos respectivos prazos.
Com a implementação do módulo de pagamentos, a OGFI consegue proporcionar para a equipe mais praticidade e assertividade no momento dos agendamentos bancários, além de otimizar o tempo de produtividade e auxiliar no cumprimento dos prazos das atividades diárias.
Essa solução OGFI é mais um exemplo do nosso compromisso em buscar soluções inovadoras e tecnológicas para otimizar os processos internos e oferecer um serviço de qualidade aos nossos clientes. Entre em contato conosco e saiba mais!
